Come insegnare all'AI a scrivere le mail ai clienti come lo studio

«Tanto ogni volta riscrivo la stessa mail.» Chiedi all'AI un sollecito per i documenti di fine anno e ti arriva una lettera da banca d'affari: "Spettabile Cliente, con la presente siamo a ricordarLe…". Tu la riscrivi da capo. La settimana dopo, uguale.

Non serve imparare niente di tecnico. Serve spiegarlo una volta sola: l'assistente se lo ricorda.

Cos'è una skill per l'intelligenza artificiale?

Una skill è un insieme di istruzioni salvate che dice all'assistente come svolgere un compito preciso. Le scrivi una volta e l'assistente le riusa ogni volta che fai una richiesta di quel tipo. È come la nota che lasci al collaboratore nuovo: "le mail le scriviamo così".

Tre cose da sapere:

• l'assistente può aiutarti a crearla partendo da una chat;
• di solito la usa da solo quando la richiesta corrisponde;
• si possono combinare: una skill per lo stile di scrittura e una per le regole di formattazione.

Dove si salvano le istruzioni in Gemini, ChatGPT e Claude?

Il nome cambia, l'idea è la stessa.

• Gemini: da fine settembre 2026 ha le skill, per chi ha più di 18 anni, anche senza abbonamento. Si aggiungono dalla voce Personalizza nel menu a sinistra. Le skill prendono il posto dei Gem, che verranno trasformati in skill in automatico.
• ChatGPT: le skill ci sono nei piani di lavoro (Business ed Enterprise). Con gli altri piani lo stesso risultato si ottiene con un Progetto con istruzioni fisse.
• Claude: ha le skill e i Progetti, dove si scrivono le istruzioni che valgono per tutte le chat del progetto.

Se hai un dubbio su dove trovarle, chiedilo all'assistente stesso: "Come salvo istruzioni da riusare per tutte le mail?".

Si possono usare le mail vere dei clienti?

Le mail di esempio servono solo a far capire il tono. Prima di incollarle togli nomi, importi, codici fiscali e riferimenti alle pratiche. Con un account personale i dati dei clienti non entrano mai: la regola completa è nella lezione su cosa si può dare all'AI.

I passi: le istruzioni per le mail ai clienti

1. Scegli tre mail che ti somigliano

Un sollecito di documenti, una risposta a una domanda, un avviso di scadenza. Le migliori, quelle che firmeresti anche oggi. Togli tutti i dati dei clienti e mettile in un documento.

2. Apri il posto delle istruzioni salvate

Una skill nuova in Gemini o in Claude, oppure un Progetto nuovo in ChatGPT o in Claude. In alternativa scrivi in chat "aiutami a creare una skill per le mail ai clienti" e lascia che l'assistente ti guidi.

3. Spiega le regole dello studio

Incolla le tre mail e aggiungi le regole che dagli esempi non si vedono. La richiesta da copiare:

Crea le istruzioni "Mail ai clienti dello studio". Usa queste tre mail come esempio di tono. Regole: diamo del Lei, frasi brevi, niente "con la presente", in chiusura "Un cordiale saluto" e la firma [nome dello studio]. Non promettere mai date o risultati che lo studio non ha confermato. Se mancano informazioni, chiedimele prima di scrivere.

4. Provala su una mail vera e correggila

Chiedi, per esempio: "Scrivi il sollecito dei documenti per la chiusura dell'anno a un cliente in ritardo". Senza nome, naturalmente. Se qualcosa non va ("troppo formale", "manca la scadenza"), dillo all'assistente e chiedigli di aggiornare le istruzioni. Di solito bastano due o tre giri.

La mail finale la rilegge sempre una persona dello studio prima di partire.