Quattro lavori dello studio da far fare a Claude, con le richieste da copiare

Hai comprato l'abbonamento a Claude. Lo usi per correggere le mail e, una volta, per un riassunto.

Non sei l'unico, e non è colpa tua: nessuno ti ha detto cosa chiedergli. Qui sotto ci sono quattro lavori che ogni studio fa tutti i mesi, con la richiesta già scritta. Si copia, si incolla, si sistema il risultato.

Cosa può fare un assistente AI in uno studio commercialista?

Un assistente AI, come Claude di Anthropic, ChatGPT di OpenAI o Gemini di Google, è bravo con le parole: scrive, riassume, riordina, spiega in modo semplice: il lavoro che in studio si fa tutti i giorni e che nessuno conta.

Un assistente AI non è un gestionale. Non registra le fatture e non fa i conti al posto tuo. E quello che scrive lo rilegge sempre una persona dello studio, prima che arrivi al cliente.

Quali dati si possono dare all'assistente AI?

Per i quattro lavori di questo articolo non servono dati dei clienti: bastano documenti pubblici, come le circolari, e quello che sai del tuo studio. Se un giorno vuoi caricare documenti dei clienti, segui prima la regola di cosa si può dare all'AI e cosa no: nelle versioni gratuite o personali i dati sensibili non entrano, e prima va informato il cliente (come farlo nel mandato).

I 4 lavori da affidare a un assistente AI come Claude

1. Spiegare una novità ai clienti

Carica la circolare o il comunicato ufficiale, che sono pubblici, e chiedi una mail per i clienti in parole semplici.

«Leggi il documento allegato. Scrivi una mail per i clienti dello studio che sono [ditte individuali in regime forfettario]: massimo 12 righe, linguaggio semplice, nessun termine tecnico senza spiegazione. Di' cosa cambia, da quando e cosa devono fare. Chiudi invitando a chiamare lo studio per i dubbi.»

Prima di mandarla, controlla date e importi sulla circolare: l'assistente può sbagliarli.

2. Preparare la lista dei documenti da chiedere

Ogni pratica ha la sua lista, e ogni volta si riscrive da capo. Falla preparare una volta per ogni pratica.

«Sono un commercialista. Prepara la lista dei documenti da chiedere a un cliente per [la dichiarazione dei redditi di una persona fisica con un immobile in affitto]. Dividila per argomento, una riga per documento, con una breve spiegazione per il cliente di cos'è e dove trovarlo.»

Rileggila con l'occhio del mestiere: aggiungi quello che manca, togli quello che non chiedi mai. Poi salvala e riusala.

3. Scrivere le risposte alle domande che arrivano sempre

«Posso scaricare il telefono?» «Quando mi arriva l'F24?» Scrivi in un elenco le domande che i clienti fanno più spesso e fai preparare le risposte tipo.

«Ecco le domande che i clienti del mio studio fanno più spesso: [elenco]. Per ognuna scrivi una risposta breve, cortese e in linguaggio semplice, da mandare per mail o su WhatsApp. Dove la risposta dipende dal caso, scrivi "dipende" e indica cosa serve sapere.»

Le risposte le controlli una volta sola. Da lì le usa tutto lo studio.

4. Mettere per iscritto una procedura dello studio

Come si apre la pratica di un cliente nuovo, come si archiviano i documenti, chi fa cosa a fine mese: spesso è tutto nella testa di una persona. Scrivi gli appunti, anche disordinati, e fai mettere in ordine.

«Questi sono i miei appunti su come lo studio [apre la pratica di un cliente nuovo]: [appunti]. Trasformali in una procedura numerata, chiara per un collaboratore appena arrivato. Per ogni passo indica chi lo fa e cosa serve. Alla fine elenca le domande che restano aperte.»

È anche il modo più rapido per scoprire i passaggi che nessuno ha mai scritto.

Le richieste funzionano con Claude, ChatGPT e Gemini?

Sì, con tutti e tre. Se un lavoro lo ripeti spesso, salva le istruzioni una volta sola in un assistente con istruzioni fisse: come per le visure camerali, si fa nei Progetti di Claude e di ChatGPT o nelle Skills di Gemini.