Un archivio delle circolari che risponde alle domande, con Gemini Notebook

C'è una cartella sul computer di ogni studio. Si chiama più o meno "Circolari_nuove_DEFINITIVO_2". Dentro c'è tutto, e quindi non si trova niente. Quando serve quella giusta, si cerca a memoria: «era quella dell'anno scorso, di primavera, sull'IVA… credo».

Non è rocket science metterla in ordine. Bastano cinque passi, e costa zero.

Cos'è Gemini Notebook (ex NotebookLM)?

È un assistente di ricerca di Google che lavora solo sui documenti che gli dai. Risponde partendo da quelle fonti e, in ogni risposta, mette delle citazioni che portano al punto esatto del documento.

Fino a poco fa si chiamava NotebookLM: è lo stesso strumento con un nome nuovo. La guida operativa n. 2 del Consiglio Nazionale dei Commercialisti (giugno 2025) lo chiama ancora con il vecchio nome.

Con quale account usare Gemini Notebook?

Le circolari dell'Agenzia delle Entrate sono documenti pubblici: va bene anche un account Google personale.

Una cosa da sapere, però. Con un account personale, se dai un giudizio a una risposta con il pollice su o giù, Google raccoglie quella conversazione insieme ai documenti. Può farla leggere a persone del suo team e conservarla fino a tre anni. Con un account Google Workspace (la versione per aziende) domande, documenti e risposte non vengono letti da persone e non servono ad addestrare l'AI.

La regola pratica: account personale solo per documenti pubblici. I documenti dei clienti seguono la regola di cosa si incolla nell'AI e cosa no.

Come organizzare le circolari con Gemini Notebook: i 5 passi

1. Crea un notebook per argomento

Un notebook è una cartella che contiene i documenti e la chat. Dagli un nome chiaro, per esempio "Circolari 2026 - IVA". Meglio un notebook per argomento che un notebook unico per tutto: è la cartella "DEFINITIVO_2" con un altro nome.

2. Carica le circolari

Aggiungi le fonti: PDF dal computer, file Word o documenti da Google Drive. Nel piano senza costi si arriva a 50 fonti per notebook, e ogni fonte può arrivare a 500.000 parole o 200 MB. Anche la circolare più lunga ci sta comoda.

3. Chiedi un indice

Scrivi nella chat la richiesta suggerita dalla guida n. 2 del Consiglio Nazionale:

«Crea un indice tematico di tutte le circolari caricate, suddividendole per argomento principale.»

In pochi secondi hai la mappa di quello che hai caricato. La cartella "DEFINITIVO_2" può andare in pensione.

4. Chiedi una sintesi per argomento e salvala

Per ogni argomento, chiedi una sintesi pensata per il lavoro con i clienti:

«Crea una sintesi dettagliata di tutte le novità IVA contenute nelle circolari caricate, evidenziando gli aspetti pratici più rilevanti per i clienti.»

Salva le risposte utili come note: restano nel notebook e le ritrovi la volta dopo.

5. Apri sempre la citazione

Ogni risposta ha delle citazioni: piccoli rimandi al punto esatto della circolare. Aprili e leggi il paragrafo.

Non è eccesso di zelo. Nella guida operativa n. 1 (ottobre 2024) il Consiglio Nazionale racconta un caso: anche con la circolare sul concordato preventivo biennale caricata, ChatGPT ha dato una risposta sbagliata e si è corretto solo quando gli è stato chiesto «sei sicuro?». Era il 2024 e i programmi sono migliorati. La regola resta: l'AI trova, il commercialista verifica.

Un passo in più: il glossario per le ricerche

Un'ultima richiesta, sempre dalla guida n. 2:

«Per ogni circolare, estrai le parole chiave principali e crea un glossario di ricerca.»

Copialo in un documento dello studio. È quello che ti serve quando ricordi l'argomento ma non il numero della circolare, cioè quasi sempre.