Per capire se un praticante sa usare l'intelligenza artificiale, una prova pratica di venti minuti dice più del curriculum. Il candidato svolge un compito vero dello studio, senza dati dei clienti, con l'assistente AI che preferisce. Poi spiega come ha controllato il risultato. Si giudica il controllo, non la velocità. L'AI la usa il candidato: lo studio non la usa per scegliere.

«Uso l'AI tutti i giorni», c'è scritto nel curriculum. Anche "ottima conoscenza del pacchetto Office" c'era scritto, l'anno scorso.

Non serve un test difficile per capire com'è davvero. Serve un compito vero, venti minuti e una domanda alla fine.

Perché il colloquio classico non basta più?

Perché la frase "so usare l'AI" non dice niente su come la si usa. Una ricerca di Grafton, società di selezione del personale del gruppo Gi Group, ha rilevato che per i responsabili del personale le prove pratiche con l'AI diventeranno uno degli strumenti più importanti per valutare i candidati, più del curriculum e del colloquio tradizionale. E il 73% dà più importanza di prima alla capacità di validare quello che produce l'AI.

Cosa conta davvero in un praticante che usa l'AI?

Non la velocità. Contano tre cose:

• sa spiegare all'AI cosa vuole, con le informazioni giuste;
• si accorge quando il risultato è sbagliato o incompleto;
• corregge e sa dire perché.

È lo stesso metodo che chiediamo a tutto il team: la risposta dell'AI si controlla sulla fonte (l'esercizio è qui).

Cosa dice l'AI Act sulla selezione del personale?

L'AI Act, il regolamento europeo sull'intelligenza artificiale, considera ad alto rischio i sistemi di AI usati per selezionare le persone: per esempio per analizzare e filtrare le candidature o per valutare i candidati. Anche la guida operativa n. 3 del Consiglio Nazionale dei Commercialisti cita la selezione del personale tra gli usi ad alto rischio.

Per questo nella prova l'AI la usa il candidato, come strumento di lavoro. Lo studio non carica curriculum nell'AI e non le chiede di dare voti ai candidati. Il giudizio è del titolare.

I passi: la prova pratica in 20 minuti

1. Prepara un compito vero, senza dati

Un lavoro che il praticante farà davvero, ma senza dati di clienti. Per esempio: "Scrivi una mail a un cliente per spiegargli una novità fiscale di questo mese, in parole semplici". Dagli la fonte ufficiale della novità, stampata o in un file.

2. Il candidato lavora con l'AI che preferisce

Venti minuti, sul computer dello studio, con l'assistente che usa di solito. Ricordagli la regola: niente dati personali nella chat (quali dati no). Tu non intervieni.

3. Le tre domande alla fine

• Cosa hai chiesto all'AI, e perché così?
• Cosa hai cambiato nel testo che ti ha dato?
• Come hai controllato che fosse giusto?

4. Giudica il controllo, non la velocità

Un candidato che consegna in otto minuti senza aprire la fonte vale meno di uno che ne impiega diciotto e trova l'errore dell'AI. Annota le risposte alle tre domande: servono anche per confrontare i candidati tra loro.

E se il candidato non usa l'AI?

Va bene lo stesso. Fagli fare il compito senza, e chiedigli come lo controllerebbe. Chi sa controllare un testo impara in fretta anche a controllare quello dell'AI. Il contrario è più raro.

Cosa fare oggi

1. Scegli il compito della prova e la fonte ufficiale da consegnare.
2. Scrivi le tre domande su un foglio e tienilo con i curriculum.
3. Al prossimo colloquio, sostituisci dieci minuti di domande con la prova. Prepararla richiede cinque minuti.

E se il candidato chiede "posso usare l'AI?", è già un buon segno.

Domande frequenti

Si può usare l'AI per selezionare i candidati dello studio?

Con molta cautela. L'AI Act considera ad alto rischio i sistemi di AI usati per filtrare le candidature e valutare i candidati, con obblighi precisi. Nella prova di questo articolo l'AI la usa il candidato, e la decisione resta del titolare.

Quanto deve durare la prova pratica con l'AI?

Venti minuti bastano per un compito di scrittura, come una mail a un cliente su una novità fiscale. Il tempo serve a vedere come lavora, non a mettergli fretta.

Il candidato può usare il suo account di ChatGPT o Gemini?

Meglio il computer e lo strumento dello studio. In ogni caso il compito non deve contenere dati di clienti, così nessun dato esce dallo studio.

Cosa guardare per valutare la prova?

Come ha spiegato il compito all'AI, cosa ha corretto e come ha controllato il risultato sulla fonte. Il controllo conta più della velocità. Queste regole possono entrare nelle regole sull'AI dello studio.

Fonti

• AI4Business, Più prove pratiche e meno colloqui, come l'AI cambia la selezione del personale, 6/11/2026 (ricerca Grafton, realizzata da Excellera Intelligence con interviste online a 368 responsabili aziendali).
• Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), articolo 6 e Allegato III, punto 4 (occupazione e gestione dei lavoratori).
• CNDCEC, L'aiuto intelligente al commercialista - Guida operativa di intelligenza artificiale n. 3, ottobre 2025, Allegato 2 (Checklist operative), pag. 46.

Un questionario ai clienti di fine anno si prepara gratis con Moduli Google: cinque domande, senza raccogliere nomi né indirizzi email. Le risposte si scaricano in un foglio e si fanno leggere a un assistente AI, anche nella versione gratuita, che trova i temi che tornano e propone cosa cambiare. Chi ha Google Workspace Enterprise ha la stessa funzione dentro Moduli.

«Tanto i clienti, se hanno un problema, lo dicono.» Di solito lo dicono al commercialista nuovo, quando cambiano studio.

Chiedere prima costa poco. Cinque domande, un modulo gratuito e dieci minuti per leggere le risposte, con l'AI che fa il primo giro.

Perché fare un questionario ai clienti a fine anno?

Perché dicembre è il momento in cui il cliente ripensa all'anno: le scadenze, le richieste di documenti, le telefonate. E perché le risposte scritte dicono cose che a voce non si dicono, soprattutto se il questionario è anonimo.

Quali domande fare ai clienti dello studio?

Cinque bastano. Più domande vuol dire meno risposte.

1. Cosa ti è stato più utile, quest'anno, del lavoro con lo studio?
2. Cosa ti ha fatto perdere tempo con noi?
3. Come preferisci ricevere le comunicazioni: mail, telefono, messaggio, incontro?
4. Su cosa vorresti un aiuto in più l'anno prossimo?
5. Da 0 a 10, quanto consiglieresti lo studio a un collega?

Le prime quattro con risposta libera, l'ultima con un numero.

Come si prepara il questionario con Moduli Google?

Moduli Google è gratuito con qualsiasi account Google. Crei il modulo, scrivi le cinque domande e lo mandi ai clienti con un link. Per tenerlo anonimo, nelle impostazioni delle risposte scegli di non raccogliere gli indirizzi email, e non mettere domande su nome o azienda. In cima al modulo aggiungi una riga: "Per favore non scrivere nomi, numeri o altri dati personali nelle risposte".

I passi: dal modulo alle cose da cambiare

1. Crea il modulo e mandalo

Cinque domande, nessun dato personale. Mandalo con la mail di auguri di fine anno o con il prossimo sollecito. La mail la può scrivere anche la skill con lo stile dello studio.

2. Scarica le risposte

Nella scheda Risposte del modulo fai clic su Collega a Fogli per avere tutte le risposte in un foglio, oppure scaricarle in un file .csv dal menu Altro.

3. Rileggi prima di caricare

Scorri le risposte libere. Se qualcuno ha scritto un nome, un numero di telefono o un dato di una pratica, cancellalo dal file. Solo dopo il file va all'AI (la regola completa).

4. Fai leggere le risposte all'assistente AI

Carica il file in Gemini, Claude o ChatGPT, anche nella versione gratuita, oppure incolla le risposte. La richiesta da copiare:

Queste sono le risposte anonime al questionario di fine anno dei clienti di uno studio commercialista. Dimmi: 1) i temi che tornano più spesso, con quante risposte li citano; 2) le tre cose che i clienti apprezzano di più; 3) le tre cose da migliorare, con una frase di esempio presa dalle risposte; 4) la media della domanda 5. Non inventare niente che non sia scritto nelle risposte.

Poi controlla due o tre conteggi a mano sul foglio: l'AI può sbagliare anche a contare (come si controlla).

E con Gemini dentro Moduli Google?

Dal 2 novembre 2026 Google sta portando in Moduli una funzione che fa lo stesso lavoro senza scaricare niente: dalla scheda Risposte, Gemini analizza le risposte, trova i collegamenti tra le domande e suggerisce i passi successivi. Per i conteggi Gemini scrive ed esegue del codice, così i numeri vengono dai dati veri. Per ora è solo per i piani Google Workspace Enterprise Standard ed Enterprise Plus e per alcuni piani per la scuola, con arrivo graduale fino a fine novembre.

Cosa fare oggi

1. Scrivi le cinque domande in un modulo nuovo.
2. Togli la raccolta degli indirizzi email e aggiungi la riga sui dati personali.
3. Mandalo a cinque clienti di fiducia, come prova. Ci vogliono cinque minuti.

Se alla domanda 2 nessuno scrive niente, o lo studio è perfetto o il modulo non l'ha aperto nessuno.

Domande frequenti

Moduli Google è gratuito?

Sì, con qualsiasi account Google. Le risposte si possono vedere nel modulo, collegare a un foglio di Fogli Google o scaricare in un file .csv.

Si possono far leggere all'AI le risposte dei clienti?

Sì, se il questionario è anonimo e le risposte non contengono dati personali. Prima di caricarle conviene rileggerle e togliere nomi, numeri e riferimenti alle pratiche.

Serve un abbonamento per l'analisi con l'AI?

No, con il metodo di questo articolo basta la versione gratuita di Gemini, Claude o ChatGPT. La funzione di Gemini dentro Moduli Google è invece riservata ai piani Workspace Enterprise.

Quante domande mettere nel questionario?

Cinque sono un buon numero: quattro a risposta libera e una con un voto da 0 a 10. Con più domande, di solito, risponde meno gente.

Fonti

• Google Workspace Updates, Get actionable insights with Gemini in Google Forms, 5/11/2026: piani e date di arrivo.
• Centro assistenza di Google, Visualizza e gestisci le risposte di un modulo e Scegliere dove salvare le risposte del modulo, consultati il 9/11/2026.

La guida operativa n. 3 del Consiglio Nazionale dei Commercialisti (ottobre 2025) contiene un modello di policy sull'intelligenza artificiale da personalizzare per lo studio. Per partire basta una pagina con cinque regole prese dal modello: quali strumenti si usano, quali dati non entrano, chi controlla, cosa si dice al cliente, a chi si chiede. Si spiega al team in dieci minuti.

«Tanto da noi siamo in quattro, che regole vuoi fare.» Poi uno usa ChatGPT con l'account personale, uno Gemini con quello dello studio, il terzo un'estensione trovata ieri, e nessuno sa cosa fanno gli altri.

Non serve un regolamento da trenta pagine. Il modello è già scritto, e per cominciare se ne prende una pagina.

Cosa contiene il modello di policy del Consiglio Nazionale?

La guida operativa n. 3, L'aiuto intelligente al commercialista, ha in allegato un modello intitolato "Policy utilizzo intelligenza artificiale" (Allegato 1, da pag. 43). Le parti sono:

• scopo e ambito: vale per tutti i membri dello studio, non per le attività personali;
• principi: rispetto di GDPR e AI Act, trasparenza con i clienti, controllo umano, niente sistemi vietati, solo i dati necessari;
• ruoli: titolare dello studio, responsabile AI, responsabili di processo, collaboratori;
• come si adotta un sistema nuovo, le regole di utilizzo, i rapporti con i fornitori;
• formazione, registro dei sistemi AI, gestione degli incidenti, revisione almeno una volta all'anno.

La guida aggiunge anche una lista di controllo (Allegato 2) e un esempio di registro dei sistemi AI (Allegato 3).

Serve tutto, in uno studio piccolo?

Il modello è completo, ed è pensato per essere personalizzato. La guida stessa dice che questi documenti non sono adempimenti burocratici, ma strumenti per governare l'AI nello studio. Per uno studio piccolo conviene partire dalle regole che toccano il lavoro di ogni giorno e completare il resto con calma.

La pagina: cinque regole prese dal modello

1. Quali strumenti si usano

Solo quelli approvati dallo studio e scritti nell'elenco. Il modello è netto: è vietato l'uso di strumenti non autorizzati. Scrivi il nome dello strumento e l'account da usare.

2. Quali dati non entrano

Il modello vieta di inserire dati personali o informazioni riservate non strettamente necessari. In pratica: le tre liste della lezione su cosa si può dare all'AI.

3. Chi controlla

Il modello chiede che gli output dell'AI siano sempre verificati da un professionista prima dell'utilizzo. Come si fa davvero è nell'esercizio per il team.

4. Cosa si dice al cliente

Trasparenza: il cliente sa che lo studio usa l'AI, e se parla direttamente con un sistema AI deve saperlo. Per il mandato c'è la clausola da copiare.

5. A chi si chiede, a chi si segnala

Un nome: il responsabile AI. In uno studio piccolo può essere il titolare. A lui si chiede prima di usare uno strumento nuovo, e a lui si segnala un errore o un uso sbagliato.

Come presentarla al team in dieci minuti

1. Due minuti: leggi la pagina ad alta voce.
2. Tre minuti: chiedi a ognuno quale strumento AI usa oggi. Le risposte diventano il primo elenco degli strumenti dello studio.
3. Tre minuti: un caso concreto. "Un cliente chiede se usiamo l'AI: cosa rispondiamo?" Si risponde con la regola 4.
4. Due minuti: firmate la pagina, mettete la data e appendetela. Nel calendario segna la revisione tra un anno.

Cosa fare oggi

1. Scarica la guida n. 3 dal sito del Consiglio Nazionale e apri l'Allegato 1, a pag. 43.
2. Scegli il responsabile AI dello studio.
3. Scrivi le cinque regole su una pagina, con i nomi degli strumenti veri. Bastano quindici minuti.

Una pagina appesa batte un regolamento perfetto nel cassetto.

Domande frequenti

Cos'è una policy sull'intelligenza artificiale per uno studio?

È un documento interno che dice quali strumenti di AI si usano, con quali dati, chi controlla i risultati e cosa si dice ai clienti. La guida operativa n. 3 del Consiglio Nazionale dei Commercialisti ne propone un modello da personalizzare.

Dove si trova il modello di policy del Consiglio Nazionale?

Nell'Allegato 1 della guida operativa n. 3, L'aiuto intelligente al commercialista, ottobre 2025, da pagina 43. Negli allegati 2 e 3 ci sono una lista di controllo e un esempio di registro dei sistemi AI.

Chi è il responsabile AI in uno studio piccolo?

Nel modello il responsabile AI coordina rischi, formazione e registro dei sistemi. In uno studio piccolo può essere il titolare o un collaboratore di fiducia, purché tutti sappiano chi è.

Ogni quanto si aggiorna la policy sull'AI?

Il modello prevede una revisione almeno una volta all'anno, o prima se cambiano le norme o gli strumenti usati dallo studio.

Fonti

• CNDCEC, L'aiuto intelligente al commercialista - Guida operativa di intelligenza artificiale n. 3, ottobre 2025: §4.3 (Compliance AI step by step), Allegato 1 (Policy utilizzo intelligenza artificiale, pagg. 43-45), Allegato 2 (Checklist operative), Allegato 3 (Registro dei sistemi AI).

Prima di comprare un software di intelligenza artificiale per lo studio, conviene una prova in piccolo su un compito preciso. Negli studi americani si parte da tre domande: quale compito si misura, quali informazioni ha a disposizione l'AI, cosa vuol dire riuscito. Si decide tutto prima di guardare i risultati, e si premia l'AI quando chiede invece di inventare.

Il venditore apre la slide della classifica: nel test, il suo programma batte i contabili in carne e ossa. Tanto l'hanno provato in America, funziona.

Può darsi. Ma il test era il loro, sui loro casi. Prima di firmare conviene farne uno piccolo in casa, con regole decise da te. Non è complicato: servono dieci casi e un foglio.

Perché i test dei venditori non bastano?

Perché misurano un compito che non è per forza il tuo, con informazioni che il tuo studio non darebbe. Negli Stati Uniti due studi pubblici sull'AI nei lavori contabili hanno dato risultati molto diversi tra loro. La differenza dipendeva da tre cose: il compito misurato, le informazioni date all'AI e il modo di contare un risultato come riuscito.

Per questo tra gli studi americani si sta diffondendo un'abitudine: i test pubblici servono come spunto, poi si fa una prova propria, piccola, prima di decidere.

Cosa consigliano agli studi americani?

Tre domande, prima di cominciare:

• Quale compito? Uno solo, descritto con precisione.
• Con quali informazioni? Le stesse che daresti a un collaboratore, per confrontare alla pari.
• Cosa vuol dire riuscito? Deciso prima di guardare i risultati, non dopo.

E alcune regole che negli studi italiani si dimenticano spesso:

• per ogni risultato, l'AI deve dire da quale documento lo prende;
• l'AI deve dare un elenco a parte di cosa non è riuscita a risolvere;
• durante la prova non si tocca niente di vero: nessuna registrazione, nessun invio;
• se compare un errore che nessuno riesce a spiegare, la prova si ferma finché non si capisce il perché.

Vale anche per uno studio italiano?

Sì, con due attenzioni. La prima: i documenti della prova non devono contenere dati veri dei clienti, a meno che il software non sia già approvato dallo studio (la regola completa). Meglio una pratica di prova costruita apposta. La seconda: la prova si fa sulla versione che comprereste, non su quella dimostrativa del venditore.

La prova in piccolo: i passi

1. Scegli un compito preciso

Uno solo, che oggi fa un collaboratore. Per esempio: preparare la lista dei documenti mancanti per una pratica, partendo da quello che il cliente ha già mandato. Scrivi in due righe cosa deve uscire alla fine.

2. Prepara dieci casi, tre difficili

Sette casi normali e tre eccezioni: un documento che manca, una descrizione incompleta, due documenti che dicono cose diverse. È sulle eccezioni che si vede la differenza.

3. Decidi prima cosa vuol dire riuscito

Per ogni caso: il risultato è giusto? Ha la fonte? Ha segnalato quello che non sapeva? Decidi anche dove la risposta migliore è una domanda. Un'AI che chiede "manca il documento X, me lo mandi?" vale più di una che riempie il vuoto da sola.

4. Segna le correzioni e scrivi la decisione

Conserva la prima risposta dell'AI e annota ogni correzione fatta da voi, con il motivo. Alla fine scrivi la decisione in una riga: per quali casi il software va bene, per quali no. Il controllo resta sempre di una persona (come si controlla).

Cosa fare oggi

1. Scegli il compito su cui provare il prossimo software che ti propongono.
2. Prepara la cartella con i dieci casi di prova, senza dati veri.
3. Scrivi le tre domande su un foglio e portalo alla prossima demo.

Se il venditore sorride, la domanda era quella giusta.

Domande frequenti

Come si sceglie un software di intelligenza artificiale per lo studio?

Con una prova in piccolo su un compito preciso, decidendo prima cosa vuol dire riuscito. Le classifiche dei venditori dicono come va il programma sui loro casi, non sui tuoi.

Quanti casi servono per una prova?

Una decina è un buon inizio, con almeno tre casi difficili: un documento mancante, una descrizione incompleta, due documenti in contrasto. Sono le eccezioni a fare la differenza.

Si possono usare i documenti veri dei clienti nella prova?

Solo se il software è già stato approvato dallo studio e il contratto protegge i dati. Altrimenti si usa una pratica di prova costruita apposta, senza dati di persone reali.

Cosa fare se il software sbaglia durante la prova?

Si annota l'errore e il motivo. Se è un errore che nessuno riesce a spiegare, la prova si ferma finché non si capisce da dove viene. Altri lavori da provare con l'AI sono nei quattro lavori dello studio.

Prima di comprare l'AI, sai dove metterla?

La prova in piccolo dice se un software funziona su un compito. Quale compito scegliere, cioè dove l'AI rende di più nel tuo studio, si capisce guardando come lavorate: è quello che fa Opra con gli studi commercialisti.

Scopri come lavora Opra

Fonti

• Accounting Today, Yunita Anwar, What AI benchmarks can teach accounting firms, 5/11/2026 (articolo d'opinione).

Controllare una risposta dell'intelligenza artificiale vuol dire trovare la fonte ufficiale, metterla accanto alla frase dell'AI e decidere se coincidono. Rileggere la risposta non basta. Il modello di policy del Consiglio Nazionale dei Commercialisti chiede che ogni risultato dell'AI sia verificato da un professionista prima dell'uso. Con il team si impara in dieci minuti, con una domanda di cui conosci già la risposta.

Il collaboratore arriva con la risposta pronta: "L'ho chiesto all'AI". È scritta benissimo, con l'elenco puntato e il grassetto al posto giusto. Ed è giusta a metà. Il problema è capire quale metà.

Niente di grave. Non serve diffidare di tutto: serve un'abitudine, e si insegna in dieci minuti.

Perché una risposta dell'AI va sempre controllata?

Perché l'AI può sbagliare date, importi e riferimenti normativi, e a volte li inventa, con la stessa sicurezza con cui scrive le cose giuste. Lo stile non dice niente sulla correttezza.

Per questo il modello di policy allegato alla guida operativa n. 3 del Consiglio Nazionale dei Commercialisti (ottobre 2025) mette una regola precisa: gli output generati dall'AI devono essere sempre verificati da un professionista prima dell'utilizzo.

Non basta avere una risposta in fretta: bisogna saperne valutare affidabilità e correttezza. È una competenza che si allena, come tutte.

Cosa vuol dire controllare davvero?

Tre mosse:

1. trovare la fonte originale: la norma, la circolare, il documento;
2. mettere la frase dell'AI accanto alla fonte, parola per parola;
3. decidere se coincidono.

E una regola: un controllo vero è quello che può dare torto all'AI. Rileggere la risposta e dire "mi sembra giusta" non è un controllo, è una seconda lettura.

Gli errori che saltano fuori più spesso, quando si fa così:

• la fonte citata non esiste;
• la fonte esiste ma non dice quella cosa;
• la regola è giusta ma si riferisce a un altro anno.

Come fare la lezione al team: l'esercizio in 4 passi

1. Due minuti: una domanda di cui conosci la risposta

Scegli una domanda vera di studio di cui sai già la risposta e la fonte ufficiale: una scadenza, una soglia, un'aliquota. Non dire la risposta al team.

2. Tre minuti: ognuno chiede all'AI

Ognuno fa la stessa domanda all'assistente che usa in studio. Alla fine aggiunge: "Da quale fonte lo prendi?". Domande senza dati dei clienti, come sempre (la regola è qui).

3. Tre minuti: il confronto con la fonte

Aprite insieme la fonte ufficiale: Normattiva, il sito dell'Agenzia delle Entrate, la circolare. Per ogni risposta segnate su un foglio una di tre colonne: giusta, sbagliata, fonte non trovata.

4. Due minuti: la regola dello studio

Chiudete con una frase che tutti ricordano. Per esempio: "Nessuna risposta dell'AI arriva a un cliente senza la fonte aperta e letta da chi la manda".

E se le risposte sono tutte giuste?

Meglio così. L'esercizio non serve a dimostrare che l'AI sbaglia: serve ad abituarsi a cercare la fonte. Ripetetelo dopo un mese con una domanda più difficile, per esempio una novità di poche settimane, che l'AI potrebbe non conoscere ancora.

Cosa fare oggi

1. Scegli la domanda e annota la fonte ufficiale.
2. Metti in agenda i dieci minuti, prima della pausa caffè.
3. Scrivi la regola su un post-it accanto al monitor: "Fonte aperta, o non parte".

Il post-it, quello sì, non ha bisogno di verifiche.

Domande frequenti

L'intelligenza artificiale può sbagliare una risposta fiscale?

Sì. Può sbagliare date, importi e riferimenti, o citare norme che non dicono quello che riporta. Per questo la risposta va confrontata con la fonte ufficiale prima di usarla.

Basta chiedere all'AI di citare la fonte?

No. La fonte va aperta e letta, perché l'AI può citare una fonte che non esiste o che dice un'altra cosa. Chiedere la fonte serve solo a sapere dove andare a guardare.

Chi deve controllare la risposta dell'AI nello studio?

Il professionista che la usa, prima di usarla. Lo prevede il modello di policy allegato alla guida operativa n. 3 del Consiglio Nazionale dei Commercialisti, insieme alle altre regole sull'AI dello studio.

Ogni quanto conviene rifare l'esercizio?

Una volta al mese è un buon ritmo, con domande diverse e ogni tanto una novità recente. Gli altri lavori da affidare all'AI, e da rileggere, sono nei quattro lavori dello studio.

Fonti

• CNDCEC, L'aiuto intelligente al commercialista - Guida operativa di intelligenza artificiale n. 3, ottobre 2025, Allegato 1 (Policy utilizzo intelligenza artificiale), "Regole di utilizzo", pag. 44.

Gli assistenti AI possono ricordare le istruzioni dello studio: in Gemini si chiamano skill, in Claude skill o Progetti, in ChatGPT skill nei piani di lavoro o Progetti con istruzioni. La prima da preparare è quella delle mail ai clienti, con tono, saluti, firma e frasi da evitare. Si crea da tre mail ben scritte, senza dati dei clienti, e si corregge alla prima prova.

«Tanto ogni volta riscrivo la stessa mail.» Chiedi all'AI un sollecito per i documenti di fine anno e ti arriva una lettera da banca d'affari: "Spettabile Cliente, con la presente siamo a ricordarLe…". Tu la riscrivi da capo. La settimana dopo, uguale.

Non serve imparare niente di tecnico. Serve spiegarlo una volta sola: l'assistente se lo ricorda.

Cos'è una skill per l'intelligenza artificiale?

Una skill è un insieme di istruzioni salvate che dice all'assistente come svolgere un compito preciso. Le scrivi una volta e l'assistente le riusa ogni volta che fai una richiesta di quel tipo. È come la nota che lasci al collaboratore nuovo: "le mail le scriviamo così".

Tre cose da sapere:

• l'assistente può aiutarti a crearla partendo da una chat;
• di solito la usa da solo quando la richiesta corrisponde;
• si possono combinare: una skill per lo stile di scrittura e una per le regole di formattazione.

Dove si salvano le istruzioni in Gemini, ChatGPT e Claude?

Il nome cambia, l'idea è la stessa.

• Gemini: da fine settembre 2026 ha le skill, per chi ha più di 18 anni, anche senza abbonamento. Si aggiungono dalla voce Personalizza nel menu a sinistra. Le skill prendono il posto dei Gem, che verranno trasformati in skill in automatico.
• ChatGPT: le skill ci sono nei piani di lavoro (Business ed Enterprise). Con gli altri piani lo stesso risultato si ottiene con un Progetto con istruzioni fisse.
• Claude: ha le skill e i Progetti, dove si scrivono le istruzioni che valgono per tutte le chat del progetto.

Se hai un dubbio su dove trovarle, chiedilo all'assistente stesso: "Come salvo istruzioni da riusare per tutte le mail?".

Si possono usare le mail vere dei clienti?

Le mail di esempio servono solo a far capire il tono. Prima di incollarle togli nomi, importi, codici fiscali e riferimenti alle pratiche. Con un account personale i dati dei clienti non entrano mai: la regola completa è nella lezione su cosa si può dare all'AI.

I passi: le istruzioni per le mail ai clienti

1. Scegli tre mail che ti somigliano

Un sollecito di documenti, una risposta a una domanda, un avviso di scadenza. Le migliori, quelle che firmeresti anche oggi. Togli tutti i dati dei clienti e mettile in un documento.

2. Apri il posto delle istruzioni salvate

Una skill nuova in Gemini o in Claude, oppure un Progetto nuovo in ChatGPT o in Claude. In alternativa scrivi in chat "aiutami a creare una skill per le mail ai clienti" e lascia che l'assistente ti guidi.

3. Spiega le regole dello studio

Incolla le tre mail e aggiungi le regole che dagli esempi non si vedono. La richiesta da copiare:

Crea le istruzioni "Mail ai clienti dello studio". Usa queste tre mail come esempio di tono. Regole: diamo del Lei, frasi brevi, niente "con la presente", in chiusura "Un cordiale saluto" e la firma [nome dello studio]. Non promettere mai date o risultati che lo studio non ha confermato. Se mancano informazioni, chiedimele prima di scrivere.

4. Provala su una mail vera e correggila

Chiedi, per esempio: "Scrivi il sollecito dei documenti per la chiusura dell'anno a un cliente in ritardo". Senza nome, naturalmente. Se qualcosa non va ("troppo formale", "manca la scadenza"), dillo all'assistente e chiedigli di aggiornare le istruzioni. Di solito bastano due o tre giri.

La mail finale la rilegge sempre una persona dello studio prima di partire.

Cosa fare oggi

1. Cerca nella posta inviata le tre mail migliori dell'ultimo mese.
2. Togli i dati dei clienti e salvale in un documento.
3. Apri l'assistente che usi in studio e cerca dove si salvano skill o istruzioni. Bastano due minuti.

Alla quarta prova il sollecito lo scrive l'AI. E dà del Lei.

Domande frequenti

Le skill dell'AI sono gratuite?

Dipende dall'assistente. In Gemini le skill sono disponibili anche senza abbonamento, per chi ha più di 18 anni. In ChatGPT sono nei piani di lavoro, e con gli altri piani si usa un Progetto con istruzioni fisse.

Che differenza c'è tra una skill e un Progetto?

La skill è un'istruzione salvata che l'assistente usa quando la richiesta corrisponde, in qualsiasi chat. Il Progetto è uno spazio con istruzioni e documenti che valgono per tutte le chat aperte lì dentro. Per le mail ai clienti funzionano tutti e due.

Posso dare all'AI le mail vere dei clienti?

Non con un account personale. Per insegnare il tono bastano mail ripulite da nomi, importi e codici fiscali. Il testo che l'AI scrive va sempre riletto da una persona dello studio prima dell'invio.

Che altri lavori si possono insegnare all'AI così?

Tutti quelli che si ripetono uguali: la lettura di una visura camerale, le risposte tipo, la lista dei documenti per una pratica. Qualche esempio è nei quattro lavori dello studio.

Fonti

• Google, note di rilascio di Gemini: skill nella chat (30/9/2026) e voce Personalizza (13/10/2026). Consultate il 9/11/2026.
• OpenAI, centro assistenza, Skills in ChatGPT. Consultato il 9/11/2026.

Un assistente AI come Claude, ChatGPT o Gemini può fare in uno studio commercialista molto più che correggere le mail. Quattro lavori pratici da provare subito: spiegare una novità ai clienti, preparare la lista dei documenti da chiedere, scrivere le risposte alle domande che arrivano sempre e mettere per iscritto una procedura interna. Per ognuno c'è la richiesta da copiare.

Hai comprato l'abbonamento a Claude. Lo usi per correggere le mail e, una volta, per un riassunto.

Non sei l'unico, e non è colpa tua: nessuno ti ha detto cosa chiedergli. Qui sotto ci sono quattro lavori che ogni studio fa tutti i mesi, con la richiesta già scritta. Si copia, si incolla, si sistema il risultato.

Cosa può fare un assistente AI in uno studio commercialista?

Un assistente AI, come Claude di Anthropic, ChatGPT di OpenAI o Gemini di Google, è bravo con le parole: scrive, riassume, riordina, spiega in modo semplice: il lavoro che in studio si fa tutti i giorni e che nessuno conta.

Un assistente AI non è un gestionale. Non registra le fatture e non fa i conti al posto tuo. E quello che scrive lo rilegge sempre una persona dello studio, prima che arrivi al cliente.

Quali dati si possono dare all'assistente AI?

Per i quattro lavori di questo articolo non servono dati dei clienti: bastano documenti pubblici, come le circolari, e quello che sai del tuo studio. Se un giorno vuoi caricare documenti dei clienti, segui prima la regola di cosa si può dare all'AI e cosa no: nelle versioni gratuite o personali i dati sensibili non entrano, e prima va informato il cliente (come farlo nel mandato).

I 4 lavori da affidare a un assistente AI come Claude

1. Spiegare una novità ai clienti

Carica la circolare o il comunicato ufficiale, che sono pubblici, e chiedi una mail per i clienti in parole semplici.

«Leggi il documento allegato. Scrivi una mail per i clienti dello studio che sono [ditte individuali in regime forfettario]: massimo 12 righe, linguaggio semplice, nessun termine tecnico senza spiegazione. Di' cosa cambia, da quando e cosa devono fare. Chiudi invitando a chiamare lo studio per i dubbi.»

Prima di mandarla, controlla date e importi sulla circolare: l'assistente può sbagliarli.

2. Preparare la lista dei documenti da chiedere

Ogni pratica ha la sua lista, e ogni volta si riscrive da capo. Falla preparare una volta per ogni pratica.

«Sono un commercialista. Prepara la lista dei documenti da chiedere a un cliente per [la dichiarazione dei redditi di una persona fisica con un immobile in affitto]. Dividila per argomento, una riga per documento, con una breve spiegazione per il cliente di cos'è e dove trovarlo.»

Rileggila con l'occhio del mestiere: aggiungi quello che manca, togli quello che non chiedi mai. Poi salvala e riusala.

3. Scrivere le risposte alle domande che arrivano sempre

«Posso scaricare il telefono?» «Quando mi arriva l'F24?» Scrivi in un elenco le domande che i clienti fanno più spesso e fai preparare le risposte tipo.

«Ecco le domande che i clienti del mio studio fanno più spesso: [elenco]. Per ognuna scrivi una risposta breve, cortese e in linguaggio semplice, da mandare per mail o su WhatsApp. Dove la risposta dipende dal caso, scrivi "dipende" e indica cosa serve sapere.»

Le risposte le controlli una volta sola. Da lì le usa tutto lo studio.

4. Mettere per iscritto una procedura dello studio

Come si apre la pratica di un cliente nuovo, come si archiviano i documenti, chi fa cosa a fine mese: spesso è tutto nella testa di una persona. Scrivi gli appunti, anche disordinati, e fai mettere in ordine.

«Questi sono i miei appunti su come lo studio [apre la pratica di un cliente nuovo]: [appunti]. Trasformali in una procedura numerata, chiara per un collaboratore appena arrivato. Per ogni passo indica chi lo fa e cosa serve. Alla fine elenca le domande che restano aperte.»

È anche il modo più rapido per scoprire i passaggi che nessuno ha mai scritto.

Le richieste funzionano con Claude, ChatGPT e Gemini?

Sì, con tutti e tre. Se un lavoro lo ripeti spesso, salva le istruzioni una volta sola in un assistente con istruzioni fisse: come per le visure camerali, si fa nei Progetti di Claude e di ChatGPT o nelle Skills di Gemini.

Cosa fare oggi

1. Scegli uno dei quattro lavori: quello che ti capita più spesso.
2. Copia la richiesta e cambia le parti tra parentesi quadre.
3. Rileggi il risultato e salvalo dove lo ritrovi.

Le mail, intanto, può continuare a correggerle.

Domande frequenti

Cosa si può fare con Claude in uno studio commercialista?

Lavori di scrittura e di ordine: spiegare una novità ai clienti, preparare la lista dei documenti per una pratica, scrivere le risposte tipo alle domande frequenti e mettere per iscritto le procedure interne. Il risultato va sempre riletto da un professionista dello studio.

Serve la versione a pagamento di Claude o ChatGPT?

Per provare i quattro lavori di solito basta la versione gratuita, perché si usano solo documenti pubblici e informazioni sullo studio. La versione per aziende serve quando entrano i dati dei clienti.

L'assistente AI può sbagliare?

Sì. Può sbagliare date, importi o riferimenti, e a volte li inventa. Per questo i quattro lavori sono di scrittura, dove l'errore si vede rileggendo, e il testo arriva al cliente solo dopo il controllo di una persona dello studio.

Prima di comprare l'AI, sai dove metterla?

Questi quattro lavori vanno bene per qualsiasi studio. Per capire dove l'AI rende di più nel tuo bisogna guardare come lavorate: è quello che fa Opra con gli studi commercialisti.

Scopri come lavora Opra

Fonti

• Pagine ufficiali dei tre assistenti: Claude (Anthropic, claude.ai), ChatGPT (OpenAI, chatgpt.com), Gemini (Google, gemini.google.com), consultate il 5/11/2026.
• Per Progetti e Skills: le fonti dell'articolo sulla visura camerale.

Gemini Notebook, il programma di Google che prima si chiamava NotebookLM, permette di caricare le circolari dell'Agenzia delle Entrate e di fare domande su quei documenti. Ogni risposta indica il punto della circolare da cui viene. Il piano senza costi accetta fino a 50 fonti per notebook. Per le circolari, che sono pubbliche, basta un account Google personale.

C'è una cartella sul computer di ogni studio. Si chiama più o meno "Circolari_nuove_DEFINITIVO_2". Dentro c'è tutto, e quindi non si trova niente. Quando serve quella giusta, si cerca a memoria: «era quella dell'anno scorso, di primavera, sull'IVA… credo».

Non è rocket science metterla in ordine. Bastano cinque passi, e costa zero.

Cos'è Gemini Notebook (ex NotebookLM)?

È un assistente di ricerca di Google che lavora solo sui documenti che gli dai. Risponde partendo da quelle fonti e, in ogni risposta, mette delle citazioni che portano al punto esatto del documento.

Fino a poco fa si chiamava NotebookLM: è lo stesso strumento con un nome nuovo. La guida operativa n. 2 del Consiglio Nazionale dei Commercialisti (giugno 2025) lo chiama ancora con il vecchio nome.

Con quale account usare Gemini Notebook?

Le circolari dell'Agenzia delle Entrate sono documenti pubblici: va bene anche un account Google personale.

Una cosa da sapere, però. Con un account personale, se dai un giudizio a una risposta con il pollice su o giù, Google raccoglie quella conversazione insieme ai documenti. Può farla leggere a persone del suo team e conservarla fino a tre anni. Con un account Google Workspace (la versione per aziende) domande, documenti e risposte non vengono letti da persone e non servono ad addestrare l'AI.

La regola pratica: account personale solo per documenti pubblici. I documenti dei clienti seguono la regola di cosa si incolla nell'AI e cosa no.

Come organizzare le circolari con Gemini Notebook: i 5 passi

1. Crea un notebook per argomento

Un notebook è una cartella che contiene i documenti e la chat. Dagli un nome chiaro, per esempio "Circolari 2026 - IVA". Meglio un notebook per argomento che un notebook unico per tutto: è la cartella "DEFINITIVO_2" con un altro nome.

2. Carica le circolari

Aggiungi le fonti: PDF dal computer, file Word o documenti da Google Drive. Nel piano senza costi si arriva a 50 fonti per notebook, e ogni fonte può arrivare a 500.000 parole o 200 MB. Anche la circolare più lunga ci sta comoda.

3. Chiedi un indice

Scrivi nella chat la richiesta suggerita dalla guida n. 2 del Consiglio Nazionale:

«Crea un indice tematico di tutte le circolari caricate, suddividendole per argomento principale.»

In pochi secondi hai la mappa di quello che hai caricato. La cartella "DEFINITIVO_2" può andare in pensione.

4. Chiedi una sintesi per argomento e salvala

Per ogni argomento, chiedi una sintesi pensata per il lavoro con i clienti:

«Crea una sintesi dettagliata di tutte le novità IVA contenute nelle circolari caricate, evidenziando gli aspetti pratici più rilevanti per i clienti.»

Salva le risposte utili come note: restano nel notebook e le ritrovi la volta dopo.

5. Apri sempre la citazione

Ogni risposta ha delle citazioni: piccoli rimandi al punto esatto della circolare. Aprili e leggi il paragrafo.

Non è eccesso di zelo. Nella guida operativa n. 1 (ottobre 2024) il Consiglio Nazionale racconta un caso: anche con la circolare sul concordato preventivo biennale caricata, ChatGPT ha dato una risposta sbagliata e si è corretto solo quando gli è stato chiesto «sei sicuro?». Era il 2024 e i programmi sono migliorati. La regola resta: l'AI trova, il commercialista verifica.

Un passo in più: il glossario per le ricerche

Un'ultima richiesta, sempre dalla guida n. 2:

«Per ogni circolare, estrai le parole chiave principali e crea un glossario di ricerca.»

Copialo in un documento dello studio. È quello che ti serve quando ricordi l'argomento ma non il numero della circolare, cioè quasi sempre.

Cosa fare oggi

1. Scarica dal sito dell'Agenzia delle Entrate le ultime cinque circolari che ti interessano.
2. Crea il notebook "Circolari 2026".
3. Chiedi l'indice e apri la prima citazione.

Se un giorno caricherai documenti che non sono pubblici, leggi prima come informare il cliente sull'uso dell'AI.

Domande frequenti

NotebookLM e Gemini Notebook sono la stessa cosa?

Sì. Le pagine di aiuto di Google oggi chiamano Gemini Notebook lo strumento che prima si chiamava NotebookLM.

Gemini Notebook è gratis?

Esiste un piano senza costi che permette fino a 50 fonti per notebook. Ogni fonte può arrivare a 500.000 parole o 200 MB.

Posso caricare in Gemini Notebook i documenti dei clienti?

Con un account Google personale è meglio di no: se dai un giudizio con il pollice, i contenuti possono essere letti da revisori e conservati fino a tre anni. Con un account Google Workspace non vengono letti da persone e non servono ad addestrare l'AI.

Le risposte di Gemini Notebook sono affidabili?

Partono dai documenti caricati e dicono da dove vengono, ma vanno controllate: ogni citazione va aperta e letta prima di usare la risposta con un cliente.

Fonti

• CNDCEC, L'aiuto intelligente al commercialista - Guida operativa di intelligenza artificiale n. 2, giugno 2025, paragrafo 5.8.
• CNDCEC, Guida operativa di intelligenza artificiale n. 1, ottobre 2024, paragrafi 6.2 e 6.3.
• Guida di Gemini Notebook: Aggiungi o scopri nuove fonti per il tuo notebook (ricontrollata il 4/11/2026).
• Guida di Gemini Notebook: Privacy e Termini e condizioni d'uso (ricontrollata il 4/11/2026).

Negli Stati Uniti i potenziali clienti iniziano a chiedere a ChatGPT e agli altri assistenti AI quale studio scegliere. Il consiglio di Boomer Consulting, pubblicato da CPA Practice Advisor il 2 novembre 2026: prima scopri cosa dice l'AI del tuo studio, poi scrivi in chiaro chi segui, quali problemi risolvi e perché sei la scelta giusta.

Negli Stati Uniti il cliente nuovo comincia a chiedere a ChatGPT quale studio scegliere. Da noi, una volta, arrivava così: «Mi ha dato il suo numero mio cognato».

Il cognato c'è ancora, tranquillo. Ma adesso ha un concorrente. Risponde alle 23, non si stanca mai e, a volte, non ha la minima idea di chi sei.

Cosa succede negli Stati Uniti?

Il 2 novembre 2026 CPA Practice Advisor, una testata americana per commercialisti, ha pubblicato un articolo di Heather Robinson, di Boomer Consulting. Il caso è semplice: un imprenditore cerca un nuovo studio. Qualche anno fa avrebbe chiesto a un collega, cercato su Google e visitato qualche sito. Oggi può scrivere a ChatGPT una domanda precisa e ricevere in pochi secondi un elenco di studi, con il motivo per cui li consiglia.

La domanda dell'articolo è quella che conta anche per te: il tuo studio è nell'elenco? E se c'è, l'AI spiega bene perché sceglierlo?

Farsi trovare su Google e farsi consigliare dall'AI sono la stessa cosa?

No. Google ti mette in una lista di risultati, e il cliente sceglie. L'assistente AI invece sceglie al posto suo: riassume, confronta e consiglia. L'articolo lo dice in una riga: essere trovati non vuol dire essere consigliati.

Per l'AI non basta esserci. Deve capire chi segui, quali problemi risolvi e perché sei credibile.

Come scoprire cosa dice l'AI del tuo studio: i 5 passi

1. Fai le domande che farebbe un cliente

Non scrivere il nome dello studio: è troppo facile. Fai le domande di chi non ti conosce. Per esempio:

• «Cerco un commercialista a Monza che segua ristoranti. Chi mi consigli?»
• «Chi può aiutarmi a passare dal regime forfettario all'ordinario, a Bergamo?»

Falle ad almeno due assistenti diversi, per esempio ChatGPT e Gemini.

2. Leggi cosa dice di te, non solo se ci sei

Se compari, controlla: i servizi sono giusti? La città è giusta? C'è ancora quel servizio che hai smesso di fare nel 2019? L'articolo insiste su questo punto: guarda anche cosa manca e cosa è vecchio.

3. Scrivi sul sito cosa fai davvero, e per chi

"Consulenza fiscale e societaria a 360 gradi" lo scrivono tutti. Per l'AI è come non dire niente.

Meglio una pagina per ogni specialità, con frasi concrete. Per esempio: «Seguiamo ristoranti e bar della provincia di Monza: contabilità, paghe e controllo di gestione ogni mese.» Il consiglio dell'articolo è mostrare cosa ti rende diverso, non limitarsi a dire che lo sei.

Qui c'è una differenza con gli Stati Uniti, dove l'articolo consiglia anche i casi dei clienti. Da noi c'è il Codice deontologico dei commercialisti (articolo 44): le informazioni devono essere veritiere e verificabili, senza superlativi né confronti con altri studi, e i nomi dei clienti non si possono mai citare, nemmeno con il loro consenso. Quindi: specialità e settori sì, "il miglior studio di Monza" e "i nostri clienti Rossi e Bianchi" no.

4. Tieni le informazioni uguali dappertutto

Sito, Profilo dell'attività su Google, LinkedIn, elenchi in cui compari: se in uno sei "Studio Rossi & Associati" e nell'altro "Rossi Commercialisti", l'AI fa fatica a capire che sei sempre tu. Stessi nomi, stessi servizi, stessa città.

5. Rifai le stesse domande ogni mese

Una risposta sola non vuol dire niente: domani può cambiare. Tieni le tue tre domande in un file e rifalle una volta al mese. Quello che conta è la tendenza, non il singolo risultato.

Vale anche per uno studio italiano?

Da noi è presto per dire quanto conti. L'articolo americano non porta numeri: è l'esperienza di una consulente che lavora con gli studi. In Italia il passaparola resta la strada principale.

Però i cinque passi costano mezz'ora e servono comunque: un sito che dice chiaramente chi segui funziona anche con Google, e anche con il cliente che lo legge.

Cosa fare oggi

1. Scrivi tre domande che farebbe un tuo cliente ideale.
2. Falle a due assistenti AI diversi.
3. Segna in un foglio cosa è giusto, cosa è sbagliato e cosa manca.

Prima di incollare in un assistente AI qualcosa che riguarda i clienti, leggi anche cosa si incolla nell'AI e cosa no.

Domande frequenti

Come faccio a sapere se ChatGPT consiglia il mio studio?

Fai a ChatGPT le domande che farebbe un potenziale cliente, senza scrivere il nome dello studio, e guarda se compari e come vieni descritto. Ripeti le stesse domande ogni mese.

Cosa guarda l'AI per consigliare un commercialista?

Le informazioni pubbliche che trova in rete, a partire dal sito dello studio. Per questo devono dire chiaramente chi segui, quali problemi risolvi e dove lavori, ed essere uguali su tutti i canali.

Posso citare i miei clienti sul sito per farmi consigliare dall'AI?

No. Il Codice deontologico dei commercialisti (articolo 44) vieta di indicare i nomi dei clienti nelle informazioni pubblicitarie, anche con il loro consenso. Si possono descrivere specialità e settori seguiti.

Basta un controllo per sapere come mi vede l'AI?

No. Le risposte cambiano nel tempo e da un assistente all'altro. Conta la tendenza su più mesi, con le stesse domande.

Fonti

• CPA Practice Advisor, Heather Robinson (Boomer Consulting), Your Next Client May Ask AI Who to Hire. Will It Recommend Your Firm?, 2/11/2026.
• CNDCEC, Codice deontologico della professione, approvato il 21 marzo 2024 e modificato il 20 novembre 2025, articolo 44.

Un assistente su misura è una chat con istruzioni fisse: gliele scrivi una volta, e da lì fa sempre lo stesso lavoro. Per la visura camerale, gli carichi il PDF e lui restituisce una tabella con denominazione, codice fiscale, sede, PEC, ATECO, capitale e amministratori, con la pagina da cui ha preso ogni dato. Si crea nei Progetti di ChatGPT o di Claude, o nelle Skills di Gemini.

Denominazione. Copia. Codice fiscale. Copia. PEC. Copia, e ricontrolla perché non si sa mai. Amministratori, con poteri e date di nomina: a pagina 4, o era la 5?

La visura camerale è sempre fatta allo stesso modo. È esattamente il tipo di lavoro che conviene dare a un assistente con le istruzioni giuste. E le istruzioni te le diamo già scritte.

Cos'è un assistente su misura?

È una chat che ha delle istruzioni fisse. Normalmente ogni volta spieghi all'AI cosa vuoi; con un assistente su misura lo spieghi una volta sola, e lui lo ricorda. Tu carichi la visura e scrivi «estrai». Fine.

Ogni programma lo chiama a modo suo:

• ChatGPT: i Progetti, con le istruzioni del progetto.
• Claude: i Progetti, con le istruzioni del progetto. Nel piano gratuito si arriva a cinque progetti; per le istruzioni del progetto il centro assistenza indica i piani a pagamento.
• Gemini: le Skills. Negli account personali i Gem diventano Skills il 17 novembre 2026 e spariscono il 17 dicembre. Negli account Google Workspace i Gem restano fino a marzo 2027. Per crearne una si parte dal menu laterale di Gemini.

Con quale account conviene farlo?

La visura è un documento pubblico, ma dentro ci sono nomi, codici fiscali e cariche di soci e amministratori: sono dati personali. Quindi vale la regola di cosa si incolla nell'AI e cosa no: usa la versione per aziende dello strumento che lo studio ha scelto, non l'account personale gratuito.

Come creare l'assistente per le visure: i 5 passi

1. Scegli dove crearlo

Usa il programma che lo studio ha già: un Progetto in ChatGPT o in Claude, oppure una Skill in Gemini. Chiamalo "Visure camerali".

2. Incolla le istruzioni

Copia il testo qui sotto nel campo delle istruzioni.

Sei l'assistente dello studio per leggere le visure camerali. Quando ti carico una visura in PDF, estrai questi dati e restituiscili in una tabella con tre colonne: Campo, Valore, Pagina.

• Denominazione e forma giuridica
• Codice fiscale e partita IVA
• Numero REA e Camera di commercio
• Sede legale, indirizzo completo
• PEC
• Data di costituzione
• Codice ATECO principale e descrizione dell'attività
• Capitale sociale: deliberato, sottoscritto, versato
• Amministratori: nome, carica, data di nomina, durata, poteri in breve
• Soci e quote, se presenti
• Organo di controllo o revisore, se presente
• Unità locali, se presenti
• Data di estrazione della visura

Regole:

1. Copia i valori esattamente come sono scritti nella visura. Non correggere, non completare, non dedurre.
2. Se un dato non c'è, scrivi «non presente nella visura».
3. Nella colonna Pagina indica la pagina della visura da cui hai preso il valore.
4. Se la visura riporta procedure concorsuali, scioglimento o liquidazione, scrivilo in una riga sotto la tabella.
5. Non dare pareri e non fare commenti: estrai e basta.

3. Carica una visura e scrivi «estrai»

Parti da una visura che conosci bene, così sai già cosa deve uscire.

4. Controlla tre dati a campione

Codice fiscale, PEC e poteri degli amministratori: sono quelli dove un errore costa di più. Grazie alla colonna Pagina li ritrovi in un attimo.

5. Porta la tabella dove ti serve

Copia la tabella nell'anagrafica del cliente o in un foglio di calcolo.

Perché le regole dicono «non dedurre»?

Perché l'AI, quando non trova un dato, a volte lo "ricostruisce": ti dà una PEC plausibile, ma non quella vera. La regola 1 e la regola 2 servono a questo: se un dato non c'è, deve dirtelo, non inventarlo. Le istruzioni riducono il rischio, non lo azzerano: per questo il passo 4 non si salta.

Cosa fare oggi

1. Apri il programma AI dello studio e crea il Progetto o la Skill "Visure camerali".
2. Incolla le istruzioni.
3. Prova con una visura che conosci e controlla i tre dati a campione.

Domande frequenti

Si può usare ChatGPT per leggere una visura camerale?

Sì. Si crea un Progetto con le istruzioni fisse, si carica il PDF della visura e si chiede di estrarre i dati in una tabella. Ogni dato va controllato a campione sulla visura.

Quali dati si possono estrarre da una visura camerale?

Denominazione, forma giuridica, codice fiscale e partita IVA, REA, sede legale, PEC, data di costituzione, ATECO, capitale sociale, amministratori con cariche e poteri, soci, organo di controllo e unità locali.

La visura camerale contiene dati personali?

Sì. È un documento pubblico, ma riporta nomi, codici fiscali e cariche di soci e amministratori. Va caricata nella versione per aziende dello strumento AI scelto dallo studio.

Fonti

• OpenAI, centro assistenza: Projects in ChatGPT.
• Google, guida di Gemini: About the transition from Gems to skills.
• Anthropic, centro assistenza: How can I create and manage projects?.
• Registro delle imprese, il sito ufficiale delle Camere di commercio per le visure.

Nelle versioni gratuite o personali dei chatbot, i documenti caricati possono servire ad addestrare l'AI. Per questo la guida operativa n. 3 del Consiglio Nazionale dei Commercialisti dice che dare a questi servizi un documento con dati sensibili di un cliente equivale a violare il segreto professionale e il GDPR. La regola per il team sta in tre liste: mai, solo nello strumento dello studio, sempre.

Sono le sei di sera, scadenza domani. Il collaboratore ha un estratto conto di 14 pagine da riconciliare e una chat gratuita aperta nell'altra finestra. Cosa vuoi che sia, è solo un estratto conto.

È proprio lì che conviene arrivare prima. Non serve un corso di privacy: bastano dieci minuti e tre liste.

Perché non si può incollare tutto in ChatGPT?

Non è una questione di ChatGPT in particolare. È una questione di versione.

La guida operativa n. 3 del Consiglio Nazionale (ottobre 2025) divide gli strumenti in due famiglie:

• le versioni gratuite o personali, dove le regole sulla privacy di solito permettono di usare quello che scrivi e carichi per addestrare e migliorare l'AI;
• le versioni per aziende (dette "business" o "enterprise"), dove il fornitore si impegna per contratto a non usare i tuoi dati per l'addestramento.

La guida è netta: dare a un servizio della prima famiglia un documento con informazioni sensibili di un cliente equivale a violare il segreto professionale e il GDPR.

Quali documenti si possono dare all'AI? Le tre liste

Mai, in una versione gratuita o personale

Tutto quello che contiene dati dei clienti: estratti conto, dichiarazioni, buste paga, fatture, visure con i nomi dei soci, mail dei clienti, codici fiscali, IBAN.

Solo nello strumento scelto dallo studio

I documenti dei clienti che servono davvero, solo nella versione per aziende che lo studio ha scelto e configurato. Meglio ancora se ripuliti prima, con il metodo del paragrafo sotto.

Sempre

Norme, circolari, risoluzioni, prassi pubblica. Testi scritti da te senza dati di nessuno: la bozza di una mail generica, la scaletta di una riunione, un dubbio di Excel.

Togliere il nome basta per rendere anonimo un documento?

Quasi mai. La guida n. 3 distingue due cose che sembrano uguali:

• anonimizzare vuol dire rendere impossibile, in modo definitivo, risalire alla persona. Un dato davvero anonimo non è più un dato personale, e il GDPR non si applica;
• pseudonimizzare vuol dire sostituire il nome con un codice ("Cliente A"), tenendo da parte la tabella che dice chi è il Cliente A. È una buona misura di sicurezza, ma per il GDPR quei dati restano dati personali.

In pratica: se togli il nome ma lasci codice fiscale, indirizzo e importi, il cliente si riconosce lo stesso. Se il documento deve uscire dallo studio, la strada da preferire è l'anonimizzazione vera.

Come fare la lezione al team: i 4 passi

1. Due minuti: la storia. Racconta la scena dell'estratto conto delle sei di sera. Tutti l'hanno vissuta.
2. Tre minuti: le tre liste. Scrivile su un foglio o alla lavagna: mai, solo nello strumento dello studio, sempre.
3. Tre minuti: l'esercizio. Sei documenti veri (anche solo i nomi): una circolare, una busta paga, un estratto conto, una mail di un cliente, una bozza di lettera generica, una visura. Ognuno li mette nella lista giusta.
4. Due minuti: la regola dello studio. Quale strumento si usa, con quale account, e a chi si chiede quando non si sa.

E se è già successo?

Niente panico, e niente silenzio.

1. Cancella la conversazione dall'assistente.
2. Avvisa il titolare dello studio, subito.
3. Il titolare valuta con chi segue la privacy dello studio se va trattato come violazione dei dati personali. Quando la notifica al Garante serve, il GDPR dà 72 ore.

Dirlo subito è la cosa che salva. Nasconderlo è quella che complica.

Cosa fare oggi

1. Scrivi le tre liste su un foglio e appendilo vicino alla stampante.
2. Scegli il giorno della lezione: dieci minuti, prima della pausa caffè.
3. Controlla quale versione dell'AI usa davvero ognuno in studio.

Se usi l'AI con i clienti, ricordati anche di informarli nel mandato.

Domande frequenti

Posso caricare un estratto conto del cliente su ChatGPT?

Non nella versione gratuita o personale. Secondo la guida operativa n. 3 del Consiglio Nazionale dei Commercialisti, dare a questi servizi un documento con dati sensibili del cliente equivale a violare il segreto professionale e il GDPR.

Che differenza c'è tra la versione gratuita e quella per aziende?

Nella versione per aziende il fornitore si impegna per contratto a non usare i dati dello studio per addestrare l'AI. Nelle versioni gratuite o personali le regole di solito lo permettono.

Se tolgo nome e cognome, il documento è anonimo?

Di solito no. Se restano codice fiscale, indirizzo o importi, la persona si riconosce. Sostituire il nome con un codice è pseudonimizzazione, e i dati restano personali per il GDPR.

Cosa faccio se un collaboratore ha già incollato dati di un cliente?

Cancella la conversazione, avvisa il titolare e valuta con chi segue la privacy se va trattato come violazione dei dati. Quando serve, la notifica al Garante va fatta entro 72 ore.

Fonti

• CNDCEC, L'aiuto intelligente al commercialista - Guida operativa di intelligenza artificiale n. 3, ottobre 2025, paragrafi 3.3 (consumer ed enterprise) e 3.6 (anonimizzazione e pseudonimizzazione).
• Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), articolo 4, punto 5 (pseudonimizzazione), articolo 33 (notifica delle violazioni), considerando 26 (dati anonimi).

Dal 10 ottobre 2025 l'articolo 13 della legge 132/2025 obbliga il professionista a informare il cliente sui sistemi di intelligenza artificiale che usa, «con linguaggio chiaro, semplice ed esaustivo». Il Consiglio Nazionale dei Commercialisti consiglia di farlo quando si accetta l'incarico e ha scritto una clausola tipo da inserire nel mandato, nella guida operativa n. 3.

«Tanto basta una riga nel mandato.» Qualcosa come: Lo studio può utilizzare strumenti di intelligenza artificiale. Fatto, firmato, archiviato.

Mica tanto. Quella riga è semplice, questo sì. Ma la legge chiede anche un'altra cosa: che sia esaustiva. Tranquillo, non serve un avvocato: bastano quattro passi e una clausola che è già scritta.

Cosa dice l'articolo 13 della legge 132/2025?

L'articolo 13 della legge 132/2025 riguarda le professioni intellettuali. Dice due cose:

• l'AI può servire solo per le attività di supporto: il lavoro intellettuale resta del professionista;
• le informazioni sui sistemi di AI usati vanno comunicate al cliente «con linguaggio chiaro, semplice ed esaustivo» (comma 2).

L'obbligo vale dal 10 ottobre 2025. Una riga generica è semplice, ma non dice al cliente cosa fa l'AI, chi controlla il risultato e cosa può chiedere. Quindi esaustiva non è.

I 4 passi per informare il cliente sull'AI

1. Informa il cliente quando accetti l'incarico

La guida operativa n. 3 del Consiglio Nazionale indica il momento preferibile: l'accettazione dell'incarico. Lo stesso obbligo ora è anche nel Codice deontologico dei commercialisti, nella versione modificata il 20 novembre 2025 (articolo 21, comma 10): le informazioni sull'AI vanno date al cliente con linguaggio chiaro, semplice ed esaustivo, e citate anche nei documenti che gli consegni. In pratica: va nel mandato, non in una mail tre mesi dopo.

2. Scrivi per cosa usi davvero l'AI

La clausola tipo parla di attività di supporto: ricerca nei documenti e nella giurisprudenza, bozze di documenti, contenuti che non decidono niente. Il consiglio pratico è scrivere le due o tre attività che fai davvero, per esempio «riassunto delle circolari, prime bozze di lettere e mail». Il cliente capisce subito, e lo studio non promette più di quello che fa.

3. Scrivi chi decide

È la frase che conta di più. Valutazioni, decisioni e responsabilità restano al commercialista, che esercita un controllo umano effettivo su tutto quello che passa dall'AI. La clausola tipo aggiunge che l'uso dell'AI non porta a decisioni automatiche sul cliente, nel senso dell'articolo 22 del GDPR.

4. Dai al cliente due possibilità

• Sapere di più: se lo chiede, gli spieghi quali strumenti usi, per cosa e con quali misure di sicurezza.
• Dire di no: con una richiesta espressa e motivata, il cliente può chiedere che nel suo incarico l'AI non venga usata.

Sembra un rischio. In realtà è il punto che costruisce fiducia: il cliente sa che può scegliere. E di solito, quando sa di poter dire no, dice sì.

Esiste una clausola tipo da copiare nel mandato?

Sì. La Commissione "Intelligenza artificiale e bilanci" del Consiglio Nazionale dei Commercialisti l'ha scritta nella guida operativa n. 3, L'aiuto intelligente al commercialista (ottobre 2025), appendice D:

1. Il Professionista, nello svolgimento dell'incarico, potrà avvalersi di sistemi di intelligenza artificiale (IA), inclusi strumenti di IA generativa, esclusivamente per finalità ausiliarie, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: supporto nella ricerca documentale e giurisprudenziale, redazione di bozze di documenti, predisposizione di contenuti non decisionali. In ogni caso, l'attività professionale, le valutazioni critiche, le decisioni e le responsabilità connesse all'incarico rimangono esclusivamente in capo al Professionista, il quale esercita un controllo umano effettivo su tutte le attività svolte con l'ausilio dell'IA.

2. Il Cliente prende atto che l'impiego di sistemi di IA non comporta l'adozione di decisioni automatizzate ai sensi dell'art. 22 del Regolamento (UE) 2016/679, né produce effetti giuridici o significativamente analoghi nei suoi confronti. Qualora l'utilizzo dei suddetti strumenti implichi il trattamento di dati personali del Cliente o di terzi, il Professionista garantisce che tale trattamento avverrà nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), della normativa nazionale applicabile e dell'informativa fornita ex art. 13 GDPR.

3. Il Professionista si impegna, ove richiesto, a informare il Cliente in modo trasparente circa la tipologia di strumenti di IA impiegati, le finalità del loro utilizzo e le misure adottate per garantirne la correttezza, la sicurezza e la conformità normativa.

4. Il Cliente potrà, su richiesta espressa e motivata, chiedere l'esclusione dell'utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale nell'ambito dell'incarico, fermo restando il rispetto degli obblighi deontologici e di diligenza professionale da parte del Professionista.

Al punto 1 sostituisci gli esempi con le attività del passo 2.

La clausola nel mandato basta per essere in regola?

Da sola no. Il punto 2 promette che i dati del cliente sono trattati nel rispetto del GDPR. Se poi la dichiarazione dei redditi del cliente finisce nella versione gratuita di un chatbot, quella promessa non regge più. La clausola dice cosa fa lo studio; come lo fa (account, impostazioni, documenti ripuliti) è un altro lavoro. Lo spieghiamo in come spiegare al team cosa si può dare all'AI.

Cosa fare oggi

1. Apri il modello di mandato dello studio.
2. Scrivi le due o tre attività per cui usi davvero l'AI.
3. Aggiungi la clausola del Consiglio Nazionale, adattata al punto 1.

Se una delle attività è la ricerca nelle circolari, c'è anche il metodo con Gemini Notebook.

Domande frequenti

È obbligatorio dire al cliente che uso ChatGPT o un'altra AI?

Sì. Dal 10 ottobre 2025 l'articolo 13 della legge 132/2025 obbliga i professionisti a comunicare al cliente le informazioni sui sistemi di intelligenza artificiale che usano, con un linguaggio chiaro, semplice ed esaustivo.

Dove va scritta l'informativa sull'AI?

Secondo la guida operativa n. 3 del Consiglio Nazionale dei Commercialisti, preferibilmente nel mandato professionale, al momento dell'accettazione dell'incarico.

Il cliente può chiedere di non usare l'AI?

Secondo la clausola tipo del Consiglio Nazionale sì, con una richiesta espressa e motivata. È un modello di contratto, non una regola di legge: vale se viene inserito nel mandato.

Dove trovo la clausola tipo del Consiglio Nazionale?

Nella guida operativa di intelligenza artificiale n. 3, L'aiuto intelligente al commercialista, ottobre 2025, appendice D.

Fonti

• Legge 23 settembre 2025, n. 132, articolo 13 (Normattiva).
• CNDCEC, L'aiuto intelligente al commercialista - Guida operativa di intelligenza artificiale n. 3, ottobre 2025, paragrafi 5.2 e 5.6, appendice D.
• CNDCEC, Codice deontologico della professione, modificato il 20 novembre 2025, articolo 21, commi 8-10.
• ECNews, Come parlare ai clienti dell'AI che usi nello studio, 13/10/2026.